インバスケット演習で高い評価を得るコツ

 


 

試験までに時間がない、インバスケット演習がどうしてもよく分からないという方に向けて、インバスケット演習(IB)の評価を上げるためのコツをこのページで紹介していきたいと思います。
 

コツその1:インバスケット演習(IB)を現実だと思うこと


まず最初のコツとしては、インバスケット演習(IB)を単なるペーパーテストではなく、会社における現実的なマネジメントだと思って取り組むことです。極端に言えば、大学受験などの成功体験を一旦捨てることです。何故ならば、一般的なペーパーテストでは、難しい問題を飛ばして取り組みやすい簡単な問題から解くということが良しとされるからです。しかし、IBでこれをやってしまうと確実に評価を下げます。インバスケット演習(IB)には現実的なマネジメントの立場に立って取り組む、これが最初のコツです。
 

コツその2:時間をしっかり管理して全案件を処理すること


とはいえ、インバスケット演習(IB)においても全ての案件について何らかの回答を行うことが努力目標となります。時間管理が評価されるという側面があるからです。コツとしては、読み込みの時間、記入を行う時間を最初に決め、必ず守るようにすることです。インバスケット演習の文章量・案件数と演習時間の間には密接な関係があります。演習時間が2時間であれば、案件数は20案件程度になり、文章量もある程度決まってきますので、読み込みの時間もある程度は決められるのです。なお、重要性の高い案件にどれくらい時間をかければ良いかと悩む方もいますが、この点については、演習によって変わるとしか申し上げられません。演習によって重要性の高い案件の数は異なるからです。
 

コツその3:適宜メモをして読み込み時間を短縮する


案件の関連性や問題点を把握するために、読み込みに時間がかかってしまう人が多いと思います。これは仕方がないことです。あまりに読み飛ばし過ぎると、案件の関連性を見逃したり、重要な問題の深掘りができなくなりますので、読み込みの時間を減らすことにはリスクがあります。問題の多い少ないではなく、時間の使い方になります。時間を浪費する行動として挙げられるのは、読み込んだ内容を確認するために案件を行ったり来たりすることです。このようなムダを省くためにメモを上手く活用して無駄な行ったり来たりがないようにしましょう。コツとしては、最初に案件に目を通す際に、(許可されているのであれば)ポストイットを使う、演習課題の裏の余白などに、関連する案件や優先順位をメモするのが良いでしょう。
 

コツその4:役柄になりきる


これは人材アセスメントの全ての演習に共通するポイントになりますが、課長昇進試験なら課長職、部長昇進試験なら部長職に該当する職責が演習課題に設定されており、この職責に沿った行動が求められることになります。上記と重複する部分でもあるのですが、コツとしては、自社における一つ上の職責を具体的にイメージして役柄になりきることです。単なる一担当者としての立場ではないということを肝に銘じて下さい。
 

コツその5:カレンダーと組織図を上手に使う


指示書を読んだ時に組織のカレンダーに「今日の日付」、「着任日」に印をつけておくのがスケジューリングを正確にするコツです。また、カレンダーと組織図は各案件に回答する際に必ずと言って良いほど参照します。関係者のスケジュールと相手が分からなければ指示は出せません。いちいち書類の山の中から探すようでは非効率ですので、カレンダーと組織図を常に目に見える場所に置いておくのが良いでしょう。
 

コツその6:回答は仕事としておかしくないレベルで書く


これは上記の2・3と関連していますが、効率的に回答を書こうとするあまり、記述を極限まで省略しようとする人がいます。分かりやすく簡潔に回答を書くのは良いのですが、普段の仕事上のメールとはうって変わって、簡潔に書きすぎるケースがあります。インバスケット演習はあくまで架空の物語ですが、指示書で与えられた役割になりきる必要があります。受ける人の気持がないがしろにした指示をすることがマネジメントとして良いはずはありません。回答を書く際は、普段の仕事で出してもおかしくないレベルは保ちつつ、既知の案件の内容をダラダラと書かずに、指示の内容を簡潔に書くことがコツになります。
 

コツその7:ルールは守る・守らせる


案件には、資料として就業規則が入っている場合があります。こういった場合は、勤怠に関わるような案件において、きっちりと就業規則を確認する必要があります。忘れないようにカレンダーや組織図と同じように常に目に見える位置に置いておくのがコツです。ただし、全てが規則・ルールに沿えば良いということではありません。マネジメントとしての判断軸がルールを守るということで果たして良いのかどうかはよくよく考えなくてはなりません。
 

コツその8:報連相をする・させる


これはコツらしいコツですが、報連相をきっちりする・させるということが必要になります。インバスケットの設定では、仕事を投げたまま出張等で出かけてしまうのです。投げっぱなしですから普通は不安になるはずです。自身が帰ってきた時に困らないように色々と手回しをしておきましょう。
 

コツその9:回答の際は、5W3Hを意識する


回答の際は、5W3Hを意識することも必要です。アレをやっておいてというだけで部下が仕事をしてくれるなら、そもそもマネジメントなどいりません。事案の重要性や指示を出す相手の能力や指示を出す状況によって具体的に指示が必要な場合が出てきます。コツとしては、5W3Hをチェックリストとして使い、指示の抜け漏れがないようにするということです。